Elektroniczny Obieg Dokumentów - kontrola przepływu informacji

Jakie daje korzyści wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów w firmie? Czy konieczne jest odejście od tradycyjnej, papierowej formy? A może w małych firmach nie ma takiej potrzeby? Co warto wiedzieć przed wdrożeniem Elektronicznego Obiegu Dokumentów?
art

Zapraszamy do przeczytania publikacji AURA Technologies – renomowanego producenta i dostawcy nowoczesnych rozwiązań informatycznych. Czerpiąc z dobrodziejstw technologii informatycznej propaguje produkty i usługi o ekologicznym charakterze. Na czele firmy od ponad 20 lat stoi Grażyna Sroczyńska – członkini Sieci Przedsiębiorczych Kobiet, która aktywnie działa na rzecz kobiet w biznesie. Jest mentorką w programach Biznes w kobiecych rękach, Shesnnovation i Next.

 

Czym jest Elektroniczny Obiegu Dokumentów

Zacznijmy od zdefiniowania pojęcia Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Zgodnie z definicją to uporządkowany, zaplanowany przepływ formalnych dokumentów działający w oparciu o mechanizmy typu workflow. Najprościej ujmując to system informatyczny, który umożliwia sprawne i efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem. Dostęp do dokumentów jest z poziomu urządzeń elektronicznych.

 

Czy warto wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów w firmie?

Polskie prawo obligowało do przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej przez wymagany w ustawie okres czasu. Dlatego też w firmach konieczne było tworzenie repozytoriów dokumentów w wersji papierowej. Jednak od 1 stycznia 2019 r. weszło nowe rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369; dalej: rozporządzenie). Od 2019 roku pracodawca ma możliwość wyboru, czy chce przechowywać dokumentację pracowniczą w tradycyjnej formie lub w wersji elektronicznej.

 

Efektywne zarządzanie dokumentacją w przedsiębiorstwie

Skoro przez lata funkcjonowała tradycyjna forma przechowywania dokumentów, można sobie zadać pytanie – po co zmieniać? Jednak w firmach, w których następuje dynamiczny rozwój jest konieczność zmian. Okres pandemii i praca zdalna również wpłynęła na świadomość, jak ważny jest dostęp do dokumentów nie tylko stacjonarnie w biurze. Papierowy obieg dokumentów generuje często opóźnienia np. poprzez zagubienie lub wpięcie przez pracownika dokumentu do niewłaściwej teczki. Dodatkowo repozytorium papierowych dokumentów wymaga miejsca oraz kreuje niepotrzebne koszty (segregatory, druk etc.). Podczas pracy zdalnej czy hybrydowej tworzy bariery
i pojawiają się trudności z dostępem do informacji.

 

Elektroniczny Obieg Dokumentów zdecydowanie upraszcza procesy w firmie. Zarządzasz procesami i dokumentami w bardziej efektywny i przejrzysty sposób. Każdy dokument w firmie (faktury, umowy, dokumenty pracownicze, administracyjne etc.) może być przechowywany w bezpiecznym archiwum elektronicznym. Pracownicy na bieżąco mają dostęp i mogą kontrolować wszelkiego rodzaju pisma, faktury, umowy czy inną dokumentację. Elektroniczny Obieg Dokumentów ułatwia pracę każdego pracownika i działu w przedsiębiorstwie.

 

Jak powiedział  Scott Galloway: Świat jest zarządzany przez technologie, a my tylko w nim żyjemy. Zróbmy jednak wszystko, aby to technologie służyły ludzkości, a nie ludzkość technologiom.” Inwestycja we wdrożenie EOD to krok w kierunku poprawy i lepszej pracy w firmie, transparentności działań, a przy okazji wspólny udział w eliminacja śladu węglowego.

 

 

Jakie korzyści wynikają z wdrożenia EOD? 

Korzyści, jakie wynikają z wdrożenia EOD to m.in.:

  • Oszczędność czasu
  • Skrócenie ścieżek obiegu dokumentów
  • Bezpieczeństwo danych – minimalne ryzyko utraty dokumentów
  • Możliwość budowy bezpiecznego, elektronicznego archiwum
  • Organizacja pracy w trybie zdalnym/ hybrydowym
  • Usprawniony proces przepływu dokumentów
  • Usprawniona komunikacja pomiędzy działami
  • Ekologia – ograniczenie śladu węglowego i zużycia papieru
  • Automatyzacja powtarzalnych procesów
  • Transparentność procesów – eliminacja błędów i wąskich gardeł 

Jak mówi Klient Aura Technologies:

„Kilka miesięcy pracy na SaldeoSMART, jakie za nami, potwierdziły słuszność naszej decyzji, czego dowodem jest zwiększenie początkowo założonej liczby faktur obsługiwanych w systemie do 2 000. Dzięki SaldeoSMART nie odczuwamy, tak jak kiedyś obciążenia pracą na koniec miesiąca, kiedy spływają dokumenty od klientów. Wprowadzenie dokumentów do PKPiR znacznie  przyspieszyło. Sprawniej możemy także dotrzeć do poszukiwanej faktury i zobaczyć jej zawartość w samym programie księgowym. Uważamy SaldeoSMART za godne polecenia, podobnie jak firmę AURA Technologies, która ten system u nas wdrożyła.”

 

Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Według jednego z najważniejszych myślicieli nowoczesnego zarządzania – P. Druckera: „Nie ma nic bardziej nieefektywnego, jak robić efektywnie rzeczy, których nie powinno się robić w ogóle”EOD ma na celu oszczędność czasu poprzez wyeliminowanie zbędnych czynności w procesach firmy. W wyniku zakłóceń procesów pojawiają się problemy m.in. związane z błędami ludzkimi. Generowane są straty. Poprawa procesów zapobiega stratom finansowym oraz utracie reputacji i zaufania klientów.

Każda firma ma swoją strukturę i specyfikę działania. Rolą konsultanta jest przygotowanie harmonogramu wdrożenia tak, żeby konfiguracja i migracja danych do systemu ERP przebiegła poprawnie i nie powodowała zakłóceń w działalności Klienta. 

 

Samo wdrożenie EOD poprzedza wnikliwa analiza sytuacji firmy. Ważne jest zaangażowanie pracowników. Dlatego, warto wyznaczyć konkretne osoby, które będą czuwać nad wdrożeniem. Musimy pamiętać że w procesie każdej zmiany najważniejsi są ludzie. Zaangażowanie pracowników w proces wdrażania nowych narzędzi, które przecież są elementem transformacji cyfrowej, są kluczowym elementem sukcesu każdego wdrożenia.   Zaangażowanie pracownika w proces zmian i rozumienie przez niego jest celowości i zasadności jest niezbędne. Człowiek zupełnie inaczej wykonuje swoje obwiązki jeśli widzi że ma na coś wpływ oraz że zmiana jest robiona z myślą o nim lub dla niego. W przeciwnym razie wdrożenie będzie się przedłużać a w najgorszym wypadku zakończy się niepowodzeniem. Niechęć pracowników do zmian z uwagi na niewłączanie pracowników w rozumienie tego procesu jest głównym powodem porażki każdej transformacji cyfrowej. 

 

Przy wdrażaniu elektronicznego obiegu analiza przedwdrożeniowa jest niezbędna. Weryfikuje ona procesy dotychczas stosowane. Istotne jest również, że w przypadku niektórych systemów informatycznych, jak np. enova365 jest możliwość bezpłatnego 14-dniowego przetestowania. System enova365 to program ekspercki – zawarta w nim wiedza merytoryczna jest ciągle aktualizowana pod względem zgodności z obowiązującym prawem. enova365 to więcej niż nowoczesny system ERP, to wiedza dostarczona przez specjalistów ze strategicznych dla każdej firmy dziedzin – zarządzania, księgowości, kadr i płac.  Kolejnym ważnym etapem są szkolenia, które pokażą pełne możliwości systemu. Niezwykle istotna jest również obsługa powdrożeniowa. To ważne, żeby na bieżąco system był aktualizowany i zawsze zgodny z obowiązującymi przepisami.

 

Obszary, w których najczęściej stosowany jest Elektroniczny Obieg Dokumentów

Elektroniczny Obieg Dokumentów jest rozwiązaniem, które sprawdza się zarówno w przypadku złożonych, wieloetapowych procesów obsługiwanych przez wielu pracowników. Jak równieżw przypadku prostych, powtarzalnych czynności. Jest wykorzystywany w obszarze prawnym, administracyjnym, księgowym i kadrowym przedsiębiorstwa.

 

Najczęściej obsługiwanym procesem jest obieg faktury kosztowej. Stosowanie tradycyjnego, papierowego obiegu powoduje, że proces jest wydłużony, faktury często trafiają nie na czas do działu księgowości. W przypadku EOD proces akceptacji dokumentu jest zdecydowanie przyspieszony i  ułatwiony, co ma bardzo duże znaczenie w trybie pracy zdalnej/hybrydowej. Ogromną zaletą elektronicznego obiegu dokumentów i faktur kosztowych jest także dostęp do elektronicznego archiwum.

 

Automatyzacja procesów jest niezbędna, gdyż digitalizacja będzie przyspieszać. Jak pokazały badania firmy doradczej PwC średnio 7,5% dokumentów papierowych ginie w firmie w ciągu roku. To bardzo dużo. W przypadku firm, które mają oddziały zlokalizowane na terenie całego kraju to konieczność, żeby dokumenty były dostępne cyfrowo.

 

W procesie obiegu umów bardzo istotny jest dobór optymalnych narzędzi do procesowania, które będą dopasowane do potrzeb i specyfiki przedsiębiorstwa. Narzędzia mają za zadanie ułatwiać i przyspieszać obsługę procesu.

 

Jaki jest koszt wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów?

Każda wycena przygotowana jest indywidualnie, w zależności od wybranego systemu. Ostateczna cena zależy m.in. od stopnia złożoności procesu, liczby użytkowników, czy licencji.  W przypadku SaldeoSMART obieg dokumentów można uruchomić w okresie miesiąca. Platforma Amodit i enova365 wymaga więcej czasu – minimalny czas wdrożenia to 3 miesiące. System enova365 służy do kompleksowego zarządzania całą firmą.  „Program enova365 wdrożyła firma AURA Technologies, która zadbała o to, aby proces ten odbył się bardzo sprawnie. Było to możliwe dzięki ogromnemu zaangażowaniu pracowników firmy i ich wiedzy. W przypadku problemów zawsze można liczyć na życzliwą i otwartą postawę pracowników, którzy zawsze posłużą pomocą i pomogą dopasować program do indywidualnych potrzeb. Kilka miesięcy naszej pracy z programem enova365 potwierdziło słuszność tej decyzji.”

 

W AMODIT można zautomatyzować dowolny proces np. obieg umów, obsługę poczty (sekretariat), procesy kadrowe (obieg wniosków urlopowych, rozliczenie delegacji, e-teczki), a także dział IT (obsługa licencji, obsługa serwisowa, help-desk itd.).

 

Jak powiedział Scott Galloway: “Świat jest zarządzany przez technologie, a my tylko w nim żyjemy”. Zróbmy jednak wszystko, aby to technologie służyła ludzkości, a nie ludzkość technologiom. A jest to możliwe – wymaga to jednak w pierwszej kolejności chęci i świadomości zmiany oraz ciągłego rozwijania trzech kluczowych kompetencji: poznawczych, społecznych i technologicznych.

 

 

Grażyna Sroczyńska – Od ponad 20 lat związana z branżą informatyczną. Prezes zarządu oraz większościowy udziałowiec spółki AURA Technologies Sp. z o.o. – dostawcy innowacyjnych rozwiązań informatycznych dla firm – www.auratech.pl. Aktualnie studenta studiów doktoranckich na wydziale ekonomii Uniwersytetu Warszawskiego. Zainteresowania – zarządzenie firmą, zarządzanie projektami, nowe technologie, ekonomia w szczególności behawioralna. Aktywnie działa na rzecz kobiet w biznesie. Od 7 lat mentorka w programie Biznes w Kobiecych Rękach oraz mentorka w Shesnnovation i Next. Od kilkunastu lat członkini konwentu Business Centre Club. Laureatka konkursów „Kosynierzy Przedsiębiorczości 2014” oraz „Kobieta Sukcesu Mazowsza 2014”. Strong Woman in IT 2021. Po godzinach dużo czyta, praktykuje jogę i spędza czas z rodziną. Prywatnie – mama Alana oraz Amelii. Mąż Paweł – Fizyk. Od wielu lat rodzina adopcyjna w ramach „Adopcji serc” dla dziewczynki z Zambii imieniem Happiness.

 

Ty też możesz zostać członkinią Sieci Przedsiębiorczych Kobiet!

Sprawdź, jak możesz zostać członkinią Sieci Przedsiębiorczych i jakie korzyści na Ciebie czekają w naszej Sieci. Jeśli i Ty szukasz możliwości networkingu – sprawdź nasz format Business Mixer. 

Spodobał Ci się artykuł?
UDOSTĘPNIJ
Narzędzia dla przedsiębiorczych kobiet
XXI Konferencja Don't give up!
15.05.2024 | XXI Konferencja Sieci Przedsiębiorczych Kobiet: Don't give up! Jak...
Cena:
450.00 650.00 
Roczne członkostwo w Sieci Przedsiębiorczych Kobiet
Produkt dla  przedsiębiorczych kobiet, w ramach którego pomagamy Ci w...
Cena:
500.00  dla rok
Planner przedsiębiorczej kobiety
Planner przedsiębiorczej kobiety został stworzony dla przedsiębiorczyń od przedsiębiorczyń. Zawiera...
Cena:
100.00 
Narzędzia dla przedsiębiorczych kobiet
Wydarzenia
87. Śniadanie Sieci Przedsiębiorczych Kobiet
12.04.2024; godz. 9.00  Rano, przy pysznej kawie i zdrowym śniadaniu...
Cena:
159.00 
Wydarzenia
XXI Konferencja Don't give up!
15.05.2024 | XXI Konferencja Sieci Przedsiębiorczych Kobiet: Don't give up! Jak...
Cena:
450.00 650.00 
Wydarzenia
#36 Wieczór Be the Change
06.03.2024 | godz. 18.30 Zapraszamy na niezapomniany wieczór "Be the Change",...
Cena:
250.00 
Wydarzenia
Polski design XX i XXI wieku, jak używać i kupować mniej, ale lepiej. Spotkanie w Domu Literatury
13 marca, środa, godzina 18.00 Niepowtarzalna okazja, aby poznać Polski...
Cena:
400.00 
Polecamy przeczytać:
Jak znaleźć swój pomysł na biznes?
Jeśli czujesz, że chciałabyś rozpocząć działanie na własną rękę, ale jeszcze nie do końca wiesz, co mogłabyś w ramach tej działalności robić, zaczerpnij garść inspiracji i dowiedz się, jak pomysł na biznes odnalazły uczestniczki Programu Biznes w Kobiecych Rękach.
Jak w wąskiej specjalizacji odnaleźć swoją niszę?
Pięć kobiet, wszystkie pracują w tej samej branży. Teoretycznie, bo w praktyce - choć narzędziem pracy każdej z nich jest aparat fotograficzny - to jednak każda znalazła swoją niszę i realizuje się w trochę inny sposób. Co je łączy, a co różni - dowiesz się z wywiadu, w którym zebrałyśmy wszystkie te wspaniałe spojrzenia w jedną szeroką perspektywę.
Anna Radzikowska o autonomii, motywacji i bezpieczeństwie w pracy zdalnej
W najbliższych miesiącach zachęcamy do odwiedzania brief.pl, gdzie będą się pojawiać inspirujące historie i artykuły z udziałem Mentorek Sieci Przedsiębiorczych Kobiet
0
Twój koszyk jest pusty

Wygląda na to, że nie dodał Pan/i jeszcze żadnych produktów do koszyka.

Przeglądaj produkty