5 prostych sposobów na przyśpieszenie pracy

Pewnie w swojej pracy stosujesz już wiele narzędzi ułatwiających zarządzanie swoimi zadaniami i część z nich już znasz. Być może do tej pory działałaś głównie instynktownie i każde z tych rozwiązań będzie dla Ciebie nowością. W obu przypadkach – jesteśmy ciekawe Twoich doświadczeń i podpowiedzi na temat ich wdrażania. Koniecznie odezwij się i opowiedz nam o swoich odczuciach!

Zasada 2 minut

To bardzo prosta, a jednocześnie skuteczna zasada przyspieszająca wiele tematów. My polecamy ją zwłaszcza w kontekście skrzynki mailowej, która jest wrogiem wielu z nas. Na czym polega to rozwiązanie? Jeśli coś zajmuje Ci mniej niż 2 minuty – zrealizuj to od razu. Jeśli wiesz, że dane zadanie zajmie więcej niż 2 minut – zapisz je na później. Dzięki temu skrzynka mailowa przestanie Cię przerażać a sprawy, które trafiają do Twojej skrzynki, będą realizowane szybciej i w mniejszym bólu. O czym trzeba pamiętać, żeby ta zasada przyniosła oczekiwane rezultaty?

Nie stosuj skrzynki mailowej jako listy zadań – zapisuj wszystkie zadania

Dla wielu osób może to wydawać się mało produktywne, ale wiele osób wciąż wykorzystuje skrzynkę mailową jako listę to-do, a więc nieodczytany mail, to zadanie niezrealizowane. To niestety sprawia, że zadania uciekają, dochodzą nowe wątki a skrzynka mailowa zamiast być formą komunikacji z innymi – staje się czymś, co Cię przeraża. A więc – każde zadanie, które masz zrealizować – zapisuj – najlepiej pamiętając o wszystkich podzadaniach, które są konieczne do realizacji zadania głównego. Do zapisywania swoich zadań możesz wykorzystać narzędzia internetowe:

Przyznamy jednak, że duża część z naszego zespołu jest fankami zapisywania zadań i planowania w wersji offline. Dlatego też powstał nasz Planner Przedsiębiorczej Kobiety. Znajdziesz w nim 12 narzędzi, które pomogą Ci w prowadzeniu biznesu – wyznaczysz dzięki nim cele i priorytety, zarówno w życiu zawodowym, jak i osobistym krótkie porady od specjalistek, abyś mogła od razu wykorzystać ich wskazówki w praktyce.

Zainteresowało Cię planowanie na papierze? Zajrzyj na bloga worqshop, gdzie znajdziesz dużo ciekawych i kreatywnych sposobów na tworzenie swojego dziennika.

Planuj swoje zadania dzień wcześniej

Przekonałaś się do przemyślanego planowania? Żeby było ono jeszcze skuteczniejsze, miej osobną listę dla wszystkich zadań – np w danych projekcie – i osobno planuj każdy dzień. Nawet Twoja doba ma ograniczony czas, więc pamiętaj, żeby na każdy dzień wrzucać taką liczbę zadań, które jesteś w stanie zrealizować i jeszcze daj sobie czas na niezaplanowane wydarzenia. Żeby mieć spokojną głowę, planuj kolejny dzień – zawsze dzień przed. Rano na pewno coś Cię zaskoczy i zamiast realizować planowe zadania – możesz wpaść w chaos kolejnego dnia.

Grupuj zadania

To jest chyba jedna z najtrudniejszych zasad, która może pomóc Ci opanować swoje zadania. Nie dlatego, że sama w sobie jest trudna do nauczenia i wdrożenia, ale przede wszystkim dlatego, że większość z nas do tej pory pracowała w zupełnie innym systemie i przyzwyczajenie siebie i współpracowników do niej – będzie wymagało od nas silnej woli. Na czym więc polega ta trudna-nietrudna zasada? Podziel dzień i wykonuj dane czynności w konkretnym czasie według stałego planu. A więc podziel dzień na kilka części i np. przez godzinę odpowiadaj tylko na maile i nic więcej nie rób, później wyłącz skrzynkę pocztową, spotkania organizuj tylko w konkretnych godzinach, zadania ze swojego planu realizuj od pewnej do pewnej godziny. Pewnie już sobie wyobrażasz te wszystkie telefony z zadaniami na już w momencie, kiedy np. zajmujesz się skrzynką mailową – dlatego asertywność i umiejętne ocenianie zadań przydadzą Ci się. Efekty mogą Cię jednak mile zaskoczyć.

Możesz też zacząć od łatwiejszej i mniej wymagającej wersji: połącz ze sobą podobne konkretne zadania i wykonuj je obok siebie – np. w tym czasie zadzwonić do podwykonawców, wrzucić jednocześnie posty w social media, którymi zarządzasz, przejrzeć slacka i odpowiedzieć na wszystkie pytania, które się pojawiły.

Stosuj zasadę pomodoro

Pamiętaj też, że nie możesz pracować przez cały czas – Twoja produktywność wymaga od Ciebie robienia przerw i dania sobie przestrzeni na chwilę odpoczynku. Pewnie już kiedyś słyszałaś o technice Pomodoro, która zachęca do pracy przez 25 minut, jeśli dla Ciebie inny zakres czas będzie wygodniejszy – nie musisz się sztywno trzymać tych 25 minut, a następnie krótkiej przerwy – np. 3 – 5 minut. Po kilku takich cyklach zrób sobie dłuższą przerwę. Możesz skorzystać ze zwykłego zegarka albo gotowych narzędzi:

Teraz czas na Ciebie! Wybierz przynajmniej jedno narzędzie, którego jeszcze nie znasz i nie stosowałaś i spróbuj wdrożyć je w swojej pracy. Mamy nadzieję, że pozwoli Ci zaoszczędzić Twój cenny czas i cieszyć się efektami Twojej pracy!