Złote rady przy organizacji konfrencji

Konferencje Sieci Przedsiębiorczych Kobiet

Konferencje odbywają się co pół roku, a organizujemy je od samego początku istnienia Sieci Przedsiębiorczych Kobiet. Każda z nich jest przez nas dokładnie przemyślana i ma swój motyw przewodni związany z bieżącą tematyką biznesową (np. praca przyszłości). Wybór prelegentek i prelegentów nigdy nie jest przypadkowy. Zawsze dokładnie analizujemy tę kwestię. Stawiamy na profesjonalizm i chcemy dostarczyć Wam jak najwięcej konkretów.

Organizacja konferencji to cenna nauka

Każda z Konferencji wiele nas nauczyła – również w kwestii organizacji wydarzeń! Przez lata, po każdej z nich analizujemy nasze działania. To ważne! Patrzymy, co było wartościowe, z czego lepiej zrezygnować oraz co można zrobić lepiej (np. z czasem dodałyśmy sesje storytellingu oraz panele dyskusyjne).

Dziś chcemy Wam przedstawić kilka kluczowych kwestii związanych z organizacją wydarzeń, które zebrałyśmy na podstawie naszego wieloletniego doświadczenia w tej dziedzinie:

Określenie celu konfrencji

Choć to banalne, dobrze jest na samym początku usiąść i wraz z całym zespołem zastanowić się, co tak właściwie chce się osiągnąć, jakiego rodzaju ma to być wydarzenie, ile osób będzie mogło wziąć w nim udział, gdzie się odbędzie, jaka będzie forma jego realizacji, czyli w skrócie – ustalić jego wspólną wizję. Kwestie oczywiste dla nas niekoniecznie są takimi samymi dla naszych współpracowników, a niekiedy mogą stanowić nawet punkt sporny, który wymaga konfrontacji. Pierwsze spotkanie zespołu warto zorganizować “na żywo”. Przy kolejnych można zastosować np. wideokonferencje Google Meet lub prowadzić dyskusje na komunikatorze Slack.

Ustalenie budżetu konferencji

Warto na początku przemyśleć wszystkie koszty związane z organizacją konferencji. Od tego w dużej mierze zależy sposób realizacji ustalonych wcześniej celów. Osoby decyzyjne w projekcie powinny znać obszar finansowy, w którym mogą się poruszać. Bywa to trudne do ustalenia, zwłaszcza jeśli organizujemy dany event pierwszy raz. Pamiętajcie, że lepiej zaplanować większy budżet i go nie wykorzystać, niż znaleźć się w odwrotnej sytuacji.

Podział zadań i wyznaczenie osób odpowiedzialnych

Z pewnością wiele z nas, kobiet biznesu, ma skłonność do brania zbyt wielu obowiązków na siebie. Dobre zarządzanie firmą polega jednak również na tym, aby umieć odpowiednio rozdzielić zadania, a tym samym zwiększyć produktywność. Rozdzielenie zadań pozwoli oszczędzić czas i sprawić, że ich realizacja będzie doskonalsza. W tym celu warto zastosować np. Trello, które w bardzo czytelny sposób zobrazuje wyznaczone zadania do realizacji oraz osoby odpowiedzialne za ich wykonanie. Pamiętajcie! Tylko przy pomocy zespołu można stworzyć wielkie rzeczy!

O czym jednak trzeba pamiętać przy określaniu zadań? Z pewnością ogromną rolę stanowią kwestie początkowe – wynajem sal, zapewnienie odpowiedniej infrastruktury wydarzenia, uzyskanie zgód, podpisanie umów, zapewnienie obsługi technicznej, znalezienie patronów, nawiązanie współpracy czy zapewnienie wyżywienia i noclegów. Od samego początku warto również zająć się promocją eventu, aby jak najwięcej osób zainteresowanych mogło wziąć w nim udział (strona www wydarzenia, materiały promocyjne, gadżety do konkursów).

“Uważam, że sukces danego wydarzenia online zależy od ekipy produkcyjnej. To od ich doświadczenia i sposobu rozwiązywania z event managerem nieprzewidzianych problemów zależy ostateczny efekt. Wybór dobrego studia, które jest wyposażone w profesjonalny sprzęt, w połączeniu z wyborem doskonałej obsługi, gwarantuje zadowolenie z udziału w spotkaniu. Ustalenie zasad współpracy jest bardzo istotne na początku, aby później uniknąć konfliktów. Osobiście bardzo lubię pracować razem z ekipą na wypracowanym wspólnie dokumencie, który ma już ustaloną formę. Pozostaje mi wtedy tylko jego uzupełnianie. Jeżeli wprowadzone przeze mnie zmiany są znaczne, od razu wspólnie je omawiamy, aby wiedzieć jakie pociągnie to za sobą konsekwencje logistyczne i finansowe.” mówi Justyna Bobko, koordynatorka wydarzeń SPK

Harmonogram konferencji

Jeśli wszyscy wiedzą już, czym mają się zajmować przy organizacji danego wydarzenia i za co odpowiadają, powinni również wiedzieć, kiedy mają się z tego wywiązać! Deadliny może dostarczają nam czasem nieco stresu, ale pozwalają też ubrać wydarzenie w ramy, aby zrealizować je na czas. Przy tworzeniu harmonogramu pomocny może być Kalendarz Google oraz wspomniane już wcześniej Trello, w którym również można określić daty realizacji konkretnych zadań.

“Harmonogram wydarzenia zostaje stworzony dopiero po określeniu głównych celów, zapotrzebowań i dobraniu zespołu projektowego, który sporządza dokładną listę zadań do wykonania z wykorzystaniem wykresu Gantta. Często to właśnie pierwszym zadaniem w harmonogramie jest wybór obszaru wiedzy. Chcemy, aby tematy konferencji czy innych wydarzeń przede wszystkim odpowiadały na prawdziwe zapotrzebowanie przedsiębiorczyń. Na ich aktualne zmagania i problemy. Zależy nam na tym, by organizowane przez nas wydarzenia pozwalały kobietom snuć plany na przyszłość, inspirować je, wzmacniać i dawać poczucie, że Sieć Przedsiębiorczych Kobiet to przestrzeń do dzielenia się wiedzą”. – Justyna Bobko, koordynatorka wydarzeń SPK

Realizacja konferencji

Przy realizacji konferencji bardzo ważna jest cierpliwość i konsekwencja w realizacji wyznaczonych działań. Będzie wiele niepewności, presja czasu i stres – to pewne! Musicie mieć świadomość tego, że im większe wydarzenie, tym więcej zadań do realizacji. Nie zniechęcajcie się jednak. Róbcie wszystko najlepiej, jak potraficie, jednak pamiętajcie, że zawsze może zdarzyć się coś, czego nie jesteście w stanie przewidzieć. A co, jeśli coś nie wyjdzie? Cóż… zdarza się! Potraktujcie to jako nowe doświadczenie, a po wydarzeniu przeanalizujcie wszystko i wyciągnijcie wnioski, aby kolejnym razem podobne wpadki nie miały miejsca.

Najcenniejsza nauka to doświadczenie i tym się z Wami dzielimy! Pamiętajcie jednak, że na własnych błędach człowiek uczy się najwięcej. Działajcie i realizujcie się – powodzenia.