Zdalna -współ- praca

Kiedy jednak cały zespół wie, że teraz nie ma innego wyjścia niż zdalna współpraca i podchodzi do przejścia na zdalną stronę mocy jak do nowego wyzwania – warto wykorzystać tę energię i mając na uwadze dotychczasowe doświadczenia – wykorzystać jak najlepiej ten czas, a także… zdobyć nowe umiejętności. Agata Zioło, Dyrektorka Innowacji Fundacji Przedsiębiorczości Kobiet, patrzy z optymizmem w przyszłość. Jestem pełna ciekawości, widzę, że wszystkie jesteśmy w pełni zmobilizowane, szukamy rozwiązań a te rozwiązania są w zasięgu ręki. Używanie narzędzi do wspólnej pracy zdalnej jest też łatwiejsze niż myślałam. Najważniejszą prawdą, którą uświadomiłyśmy sobie już na początku jest to, że wyzwaniem nie jest bowiem sama praca zdalna a zdalna współpraca w rozproszonym zespole. Nie możemy więc uczyć się tylko jak radzić sobie z własnymi zadaniami, ale jak wspólnie realizować projekty.

Narzędzia, które warto wykorzystać

Jednym z podstawowych narzędzi, z których pewnie duża część z Was już korzysta jest pakiet Google. Teraz jeszcze wyraźniej widzimy korzyści ze stosowania go i możliwości współpracy nad dokumentami. Jeśli chcecie wiedzieć więcej na temat tego jak wykorzystać funkcje G Suite polecamy bezpłatny ebook na temat sekretów aplikacji Google.

Pobierz ebook

Jednym z najbardziej przydatnych narzędzi w pakiecie G Suite jest Google Meet, które wykorzystałyśmy zarówno w organizacji spotkania informacyjnego dla kobiet zainteresowanych programem akceleracyjnym dla kobiecych startupów – NEXT, a także organizując cotygodniowy status. Paulina Kołodziejak Łaska – koordynatorka projektów – zauważa, że w najbliższych tygodniach dobrym rozwiązaniem mogą być częstsze spotkania video. Tak, aby mieć poczucie #razem.

Narzędzia, które możesz wykorzystać do spotkań online:

Google Meet
Zoom
Skype
Microsoft Teams

Do bieżącej komunikacji wewnętrznej postanowiłyśmy wykorzystać Slacka – narzędzie do komunikacji wewnętrznej. Od kilku tygodni zamierzałyśmy już wprowadzić go w naszych działaniach, żeby odciążyć skrzynki pocztowe i komunikację za pomocą np. messengera.

Pobierz Slacka:

W przeglądarce
Na komputer
Na telefon:
iPhone
Android

Chciałyśmy jednak wypracować wspólne rozwiązania i nawyki. Planowałyśmy w tym celu przygotować specjalny warsztat dla całego zespołu. Niestety – sytuacja zmusiła nas, żeby wprowadzić go praktycznie w ciągu jednego dnia. Szkolenie przygotowałyśmy więc za pomocą prezentacji uaktualnianej i podmienianej na bieżąco na Slideshare.

Z czego składa się Slack:
Kanały: Dla każdego projektu, tematu możesz stworzyć osobny kanał, do którego zaprosisz osoby, które są ważne.
Direct messages: Za pomocą direct messages możesz rozmawiać z konkretnymi osobami. Tych wiadomości nie zobaczy nikt inny.
Direct messages w kilka osób: Jeśli macie potrzebę, możecie bez tworzenia osobnego tematycznego kanału – stworzyć rozmowę w kilka osób.
Integracja z innymi narzędziami: Slack możemy połączyć m.in. z Asaną, Trello, Google Docs, Google News, Dropboxem i wieloma innymi narzędziami.

ProTip

Jeśli wiecie, że jakaś wiadomość przyda Wam się na przyszłość , bo np. zawiera ważny link. Możecie ją przypiąć do odpowiedniego kanału. Wszystkie przypięte posty znajdziecie na samej górze kanału i będziecie je mieć zawsze pod ręką.

Od kilku lat zespół Sieci Przedsiębiorczych Kobiet wykorzystuje też w swoich działaniach Asanę, którą wykorzystujemy zarówno jako narzędzie do rozdzielania zadań, ale też repozytorium wiedzy. Wiemy jednak, że nawet najlepsze narzędzie bez odpowiedniego podejścia i przygotowania zamiast pomóc – może budzić frustrację. Dlatego warto od razu wspólnie z zespołem:

1. Stworzyć listy, w których będą pojawiać się zadania (można je usegregować projektami, osobami lub placementami)
2. Ustalić etykiety, które dodatkowo oznaczą i skategoryzują zadania – taką możliwość daje np. Trello
3. Zdecydować, kto może tworzyć i zamykać zadania (zadanie może zamykać np. osoba, które je wykonała lub manager zespołu po sprawdzeniu)
4. Ustalić zasady – przepisywanie zadań do konkretnych osób, zawsze dodawanie daty, kiedy zadanie powinno być wykonane.

Dobrą praktyką jest też wyznaczenie jednej osoby, która odpowiada za porządek w narzędziu.

Narzędzia, które możesz wykorzystać do zarządzania zadaniami:

Asana
Trello
Basecamp
Podio
Jira
Redmine

W naszej pracy ważna jest praca projektowa, burze mózgów i wspólne planowanie. Agata Zioło jako jedno z narzędzi, które przydają się w czasie zespołowej pracy projektowej poleca https://mural.co.

Narzędzia, które możesz wykorzystać do wspólnej burzy mózgów:

Mural.co
List.ly
Concept board
Evernote

Warto przygotować sobie też plan B – niestety w tym czasie pracownikom może zdarzyć się też awaria komputera. Co powinien zrobić w takiej sytuacji pracownik? Jakie kroki powinien podjąć pracodawca? Na te pytania warto sobie odpowiedzieć, jeszcze zanim nastąpi taka sytuacja. Problem sprzętowy to bowiem nie tylko przestój w pracy, ale także frustracja wszystkich stron i izolacja od reszty zespołu.

Jak zadbać o kulturę organizacyjną mimo rozproszenia zespołu?

Jack Nilles autor ponadczasowej książki Telepraca.Strategie kierowania wirtualną załogi słusznie zauważa nieformalne stosunki wzajemne w grupie są klejem, spajającym grupę. W dużym stopniu prowadzą one do poczucia zaufania, na które wciąż nalegam. Często służą do do ujawniania sygnałów o zagrożeniach i problemach w firmie albo do rozpowszechniania motywacji, ducha zespołu, poczucia wspólnoty czy jakkolwiek chcesz to nazwać, tego cześć, co przekształca zbieraninę poszczególnych osób w zespół wzajemnie zależny i wzajemnie się wspierający. Widziałyśmy to już wcześniej, gdy praca zdalna, powodowała poczucie alienacji i utrudniała porozumienie. Postanowiłyśmy, że jednym z najważniejszych zadań, od których musimy zacząć wdrażanie pracy zdalnej jest właśnie zadbanie o kulturę organizacyjną. Celina Bojakowska – Community specialist w Láska nebeská, która współpracuje z Siecią Przedsiębiorczych Kobiet zwraca uwagę: Wydaje mi się, że kluczem do sukcesu jest korzystanie z możliwości komunikacji online i próba zachowania ciągłości komunikacji między zespołem – by brak możliwości spotykania się w realu był jak najmniej dotkliwy dla relacji w zespole. Im bardziej rytuały w komunikacji internetowej będą podobne do tych offline, tym łatwiej będzie zespołowi zachować efektywności i ciągłość działań.

Kasia Wierzbowska Założycielka Fundacji Przedsiębiorczości Kobiet zastrzega: Żeby jednak przez cały proces przejść jak najmniej bezboleśnie, trzeba już na początku ustalić zasady i podzielić się rolami. Cały zespół musi wspierać w się procesie wdrażania pracy zdalnej. Paulina Kołodziejak Łaska podkreśla natomiast jak ważna jest elastyczność. Widzę jak bardzo szybko świat się przystosowuje do nowych realiów i mam dużą wiarę, że i w przypadku naszej pracy wszystko się uda.

Ważne jest też zaufanie i wyrozumiałość. Agata Czapska – Koordynatorka Klubu Black Swan Prestige zwraca uwagę na to, że sytuacja wyprzedza wyobraźnię i na pewno czekają nas również osobiste kryzysy w nastrojach. Reszta zespołu powinna być na to wyczulona i pomóc przejść te trudniejsze momenty. Tym bardziej, że wiele z nas musi czas, który teraz spędza w domu, dzielić między pracę a wsparcie dzieci, dla których obecna sytuacja też nie jest łatwa i które też uczą się tego, w jaki sposób uczyć się w modelu e-learningu. Mimo szczerych chęci do jak najbardziej wytężonej pracy – sytuacja jest dla nas wszystkich trudna i trzeba dać sobie sobie samym, współpracownikom i dzieciom przestrzeń do oswojenia się z nią i nie narzucić sobie nadmiernego rygoru – tak, żeby po dwóch tygodniach nie wypalić się.

W tym czasie bardzo ważne jest podtrzymywanie relacji i jeszcze bardziej niż zwykle celebrowanie dobrych emocji. Dlatego na naszym Slacku wprowadziłyśmy kanał #sukcesy, w którym dzielimy się większymi i mniejszymi osiągnięciami w tym czasie.

Ale to nie wszystko! W tym tygodniu działania naszego zespołu wsparła nowa osoba. Jak opowiedzieć jej o wszystkich działaniach, zasadach i workflow? Postanowiłyśmy onboarding przygotować również w formie online. Zdecydowałyśmy się na przygotowanie go za pomocą Asany. Innym dobrym przykładem jest wykorzystywanie Trello.

Networking w Internecie? Też można!

Od kilku dni zauważamy wzmożony ruch w Social Media. Internauci, w tym przedsiębiorczynie, które tworzą naszą sieć chcą i potrzebują dzielić się swoim doświadczeniem, szukać rozwiązań problemów i po prostu być ze sobą.

Nasze działania tak naprawdę niewiele się zmieniły – po prostu przeniosłyśmy się do Internetu. Staramy się przekazywać wiedzę, która może się przydać przedsiębiorczyniom w tym momencie, dajemy przestrzeń na dzielenie się problemami i dobrymi praktykami, a także zwracamy uwagę opinii publicznej na temat ich sytuacji. Oprócz tego cały czas realizujemy dotychczasowe projekty – wyjątkiem jest tylko to, że zamiast w gościnnej przestrzeni Brain Embassy spotykamy się wirtualnie. Widzimy, że naprawdę jesteśmy siecią – a teraz jeszcze bardziej niż wcześniej.

Dobrym pomysłem jest szukanie społeczności np. grup na facebooku, gdzie można dzielić się swoim doświadczeniem, rozwiązaniami, ale i problemami związanymi z aktualną społecznością. Integrowanie się teraz może skutkować również późniejszą współpracą. – radzi Celina Bojakowska.

Jak wykorzystać grupę w tym trudnym okresie? Z pomocą przychodzi sam Facebook który przygotował specjalny poradnik dla administratorów grup i stro, który można znaleźć na stronie https://www.facebook.com/community/whats-new/communities-health-information-coronavirus/.

Zarządzaj dyskusją i nie daj się wyprzedzić dezinformacji
Udostępniaj wiarygodne, rzetelne informacje
Utrzymuj kontakt i wspieraj swoją społeczność

Zastanów się czy masz umiejętności, wiedzę, pomysły, którymi możesz podzielić się ze swoją społecznością.

Jak mimo zmienionych okoliczności nadal dbać o swoich klientów? Agata Czapska – Osińska podpowiada: Dobrą metodą komunikacji jest newsletter, dzięki któremu możemy kontaktować się z dotychczasowymi odbiorcami, ale i poszukiwać nowych prenumeratorów. Na pewno czeka nas teraz dużo ciekawych webinarów i relacji live – warto pomyśleć czy i my nie jesteśmy w stanie wykorzystać ich w naszych działaniach. Wystarczy się rozejrzeć – Facebook aż huczy od dobrych praktyk!